- Támogatandók nyilvántartásának összeállítása

- Élelmiszercsomagok összeállítása/összeállíttatása és megrendelése

- Élelmiszercsomagok kiszállíttatása a kiosztásért felelős gyermekjóléti szolgálatokhoz, valamint kiszállítás utáni ellenőriztetése

- Élelmiszercsomagok kiosztásának megszervezése

- Élelmiszercsomagok kiosztásának lebonyolítása, ellenőrzése és dokumentálása

- Panaszkezelés/problémakezelés

Támogatandók nyilvántartásának összeállítása:

A támogatandók/rászorultak nyilvántartását a projektgazda állítja össze felhasználva Pénzbeli és Természetbeni ellátások Rendszerét.

Élelmiszercsomagok tartalmának meghatározása /összeállíttatása és megrendelése:

Az élelmiszercsomagok tartalmának meghatározását az SZGYF végzi, meghatározza, hogy milyen tartós élelmiszerek kerüljenek egy csomagba.
Az élelmiszercsomagokat közbeszerzési eljárás lebonyolítását követően az SZGYF rendeli meg az eljárás során kiválasztott élelmiszercsomagokat szállító vállalkozótól.
A megrendelendő csomagokkal szemben támasztott igények:
- az élelmiszercsomagba kerülő élelmiszerek szavatossági ideje a kiszállítási időt meghaladóan minimum 3 hónap legyen
- az élelmiszercsomagokat jelöletlen (támogatói címkés) dobozokba kell összeállítani és leszállítani
- az élelmiszercsomagokat úgy kell lezárni, hogy a kinyitás csak roncsolódással történhessen meg és jelezni kell, hogy: „Ellenőrzött csomag”.

Tervezett csomagtartalom

Az RSZTOP-1 felhívás tartalma szerint:
A segélycsomag, amelyben foglaltaknak a gyártástól számított legalább 3 hónapos minőség megőrzési idővel és az egészséges táplálkozást szolgáló, összetétellel kell rendelkeznie (alacsony cukor-, sótartalmú és a hatályos jogszabályi környezetnek megfelelő transz-zsírsav tartalmú), nem romlandó és hűtést nem igénylő élelmiszerekből kell állnia. Az élelmiszer segélycsomag kiegészítéseként lehetőség van friss zöldség és gyümölcs nyújtására is kizárólag abban az esetben, ha garantálható az élelmezés- és táplálkozás-egészségügyi szabályok betartása, illetve a romlandóság idején belül kiosztható.

A rászorulók számára kiosztásra kerülő élelmiszerek főbb kategóriái:

- csecsemők és kisgyermekek számára készült feldolgozott gabonaalapú élelmiszerek és bébiételek, pépes élelmiszerek
- hal- és egyéb húskonzerv
- UHT tej, UHT kakaó
- olaj
- cukor, méz
- gabonapehely, száraztészta, rizs, liszt
- zöldségek és gyümölcsök tartósított formában
- eltartható zöldség és gyümölcs
- szárazhüvelyesek
- gyümölcs- és zöldséglé
- májkonzerv
- tejpor
- gabonapehely és egyéb tartós gabonakészítmények

A Projekt megvalósítása során a tervezett célcsoport szükségletei alapján 2 típusú élelmiszercsomag osztása valósul meg, melynek tartalma a közbeszerzési eljárás szakmai, műszaki dokumentációjában részletes meghatározásra kerül:

1. típusú – gyermek élelmiszercsomag (gyermekek speciális szükségleteinek figyelembe vétele)
2. típusú – felnőtt élelmiszercsomag (várandós anyák speciális szükségleteinek figyelembe vétele)

Élelmiszercsomagok kiszállíttatása a kiosztásért felelős család- és gyermekjóléti szolgálathoz, valamint kiszállítás utáni ellenőriztetése:

A csomagok típusát, a darabszámokat és a kiszállítási címeket és időpontokat az SZGYF közli havonta a beszállítóval, valamint az illetékes fogadó család-és gyermekjóléti szolgálattal.
A beszállítónak az adott darabszámú csomagot meghatározott telephelyre kell szállítania a havonta, megadott határidőre. A csomagok telephelyen történő lerakását a beszállítónak kell elvégeznie.
A kiszállított csomagokat a SZGYF illetékes munkatársai szállító levél alapján veszik át. Az átvételkor a csomagok tartalmára vonatkozóan is szúrópróba szerű ellenőrzést kell tartania az SZGYF illetékes munkatársának, az ellenőrzés során tapasztaltakat rögzíteni (jegyzőkönyvezni) kell. Az ellenőrzésnek a csomagok 5 %-ára kell kiterjednie. Az ellenőrzés miatt megbontott csomagot jelölni kell és ellenőrzés után újra le kell zárni a kiosztás előtt. Élelmiszercsomagok kiosztásának megszervezése
A csomagok kiosztásának megszervezése az SZGYF illetékes munkatársának feladata.

Ezen belül:

- ki kell jelölni havonta a csomagok osztásának helyét, időpontját
- az SZGYF által összeállított lista alapján értesítenie kell a csomagot kapó támogatottat az átvétel helyéről és idejéről
- gondoskodnia kell a csomagok szállításáról a kijelölt helyre a kijelölt időpontra
- gondoskodni a kell az osztást végző munkatárs és az osztáshoz szükséges tárgyi eszközök biztosításáról
- gondoskodnia kell az át nem vett csomagok kiszállításig történő tárolásáról

Élelmiszercsomagok kiosztásának lebonyolítása, ellenőrzése és dokumentálása:

A csomagok kiosztásának lebonyolítását a család-és gyermekjóléti szolgálat által kijelölt helyen és időben az SZGYF és a család-és gyermekjóléti szolgálat által kijelölt illetékes munkatárs(ak) végzi(k) az alábbi módon:

- az osztáskor át kell vetetni a csomagot a támogatottal a megfelelő támogatotti azonosítás után, az átvétel megfelelő igazolásával
- az osztás alatt előálló esetleges panaszokat, problémákat rögzíteni kell
- a kijelölt osztás során át nem vett csomagokat a pót-osztáson át kell vetetnie, a megfelelő előzetes értesítés után

Panaszkezelés/problémakezelés

Panasz keletkezhet:
A panaszkezelést/problémakezelést a feladathoz létrehozandó SZGYF ügyfélszolgálat végzi, amely:
- az online felületen érkező panaszokat megválaszolja ill. továbbítja azokat a megfelelő illetékesekhez
- jegyzőkönyvileg elektronikusan rögzített panaszok esetében – tekintve, hogy azok egyből az illetékeshez kerülnek – ellenőrzik a panasz kezelését (határidő lejárt, hová került tovább)
- értesítik a panaszkezelés lezárása után az eredményről a panaszost.